Gestión documental especializada para ordenar, proteger y transformar su información
Acompañamos a entidades públicas, instituciones y empresas en la organización de sus archivos, la elaboración de instrumentos archivísticos, la digitalización documental y la implementación de procesos que fortalecen el control, el acceso y el cumplimiento institucional.
¿QUÉ HACEMOS?
Convertimos la gestión documental en una operación organizada y sostenible
Ordenamos
Organizamos archivos y expedientes para facilitar su uso y conservación.
Protegemos
Implementamos controles y buenas prácticas para reducir riesgos y pérdidas.
Optimizamos
Estandarizamos procesos y flujos para mejorar tiempos y recursos.
Transformamos
Digitalizamos y preparamos la información para el entorno actual.
Problemas que ayudamos a resolver
Archivos sin organización uniforme
Documentos dispersos, expedientes incompletos, duplicidad de información y dificultad para identificar series, subseries y responsables.
Instrumentos archivísticos desactualizados
TRD, TVD, CCD, inventarios y demás herramientas que no reflejan la estructura o los procesos actuales de la organización.
Acumulación documental
Fondos acumulados y archivos centrales que requieren clasificación, depuración, inventario y tratamiento técnico.
Consulta lenta de información
Dificultad para localizar documentos, responder solicitudes, atender auditorías o recuperar antecedentes institucionales.
Riesgo de pérdida o deterioro
Documentación física expuesta a condiciones inadecuadas, manipulación constante o ausencia de controles.
Procesos sin lineamientos claros
Dependencias que producen, organizan y transfieren documentos de manera diferente.
Servicios de gestión documental
Diagnóstico y planeación archivística
- Diagnósticos integrales.
- Identificación de riesgos.
- Planes de mejoramiento.
- PINAR y PGD.
- Procedimientos y manuales.
Elaboración de instrumentos archivísticos
- TRD, TVD, CCD.
- Inventarios.
- Bancos terminológicos.
- Índices y esquemas.
- Mapas de procesos.
- Requisitos para la gestión electrónica.
Organización documental
- Archivos de gestión.
- Archivos centrales.
- Inventarios.
- Expedientes.
- Historias laborales, clínicas, contratos.
- Fondos acumulados.
- Transferencias.
Digitalización y conversión documental
- Preparación y alistamiento.
- Digitalización.
- Indexación y metadatos.
- Control de calidad.
- Organización digital.
- Preparación para consulta o migración.
Correspondencia y procesos documentales
- Unidades de correspondencia.
- Flujos de radicación.
- Procedimientos documentales.
- Responsabilidades y puntos de control.
Formación y acompañamiento
- Capacitaciones.
- Formación archivística.
- Acompañamiento a responsables.
- Transferencia de conocimiento.
- Seguimiento a mejoras.
Cómo trabajamos
Diagnóstico
Analizamos el estado de los archivos, los procesos, los instrumentos existentes y las necesidades de la organización.
Planeación
Definimos alcance, metodología, responsables, cronograma y criterios de calidad.
Intervención
Ejecutamos las actividades archivísticas, documentales o de digitalización definidas.
Validación
Revisamos resultados, realizamos controles de calidad y socializamos los productos entregados.
Acompañamiento
Capacitamos al equipo y apoyamos la adopción de los procedimientos implementados.
